Headhunter tìm ứng viên như thế nào, từ lúc nhận yêu cầu tới cuộc gọi đầu

Có lần một người bạn hỏi mình, giọng nửa đùa nửa thật: “Bọn headhunter lấy số tao ở đâu ra vậy?”. Câu trả lời thật thì kém ly kỳ hơn người ta tưởng. Không có kho dữ liệu bí mật nào cả. Phần lớn là đọc kỹ, đoán khéo, hỏi nhiều người và gọi rất nhiều cuộc.

Mình kể lại cách một vị trí được tìm người, theo đúng thứ tự mình hay làm.

Nhận yêu cầu xong thì làm gì đầu tiên?

Việc đầu tiên không phải là đi tìm. Việc đầu tiên là ngồi với khách hàng đủ lâu để hiểu họ thật sự cần ai. Bản mô tả công việc (job description) khách gửi thường là bản copy từ năm ngoái, có khi từ công ty khác. Nếu chỉ đọc nó rồi đi tìm, mình sẽ mang về người khớp giấy mà lệch đời.

Mình hay hỏi mấy câu rất đời thường. Người giữ vị trí trước nghỉ vì sao? Ba tháng đầu người mới phải làm được việc gì thì sếp mới thấy hài lòng? Người này báo cáo cho ai, sếp đó tính ra sao? Có điều gì không ghi trong mô tả nhưng nếu thiếu là loại ngay không?

Câu cuối hay lòi ra những thứ quý. Ví dụ “phải chịu được việc ông chủ gọi lúc chín giờ tối”, hoặc “phải nói được tiếng Quảng vì nhà cung cấp toàn người Hồng Kông”. Những chi tiết đó quyết định mình đi tìm ở đâu.

Từ buổi nói chuyện, mình viết ra một chân dung ứng viên ngắn gọn: đang làm ở loại công ty nào, chức danh hiện tại có thể là gì, ngành nào, khu vực nào, mấy năm kinh nghiệm, kỹ năng nào bắt buộc, kỹ năng nào có thì tốt.

Đi tìm ở đâu?

Lập bản đồ công ty mục tiêu

Đây là bước người ngoài ít biết nhất. Thay vì hỏi “ai phù hợp”, mình hỏi “người phù hợp đang ngồi ở công ty nào”. Nếu khách cần trưởng phòng kế hoạch sản xuất cho nhà máy linh kiện điện tử ở Bắc Ninh, mình liệt kê các nhà máy cùng ngành quanh đó, các nhà cung cấp của họ, cả những doanh nghiệp ngành gần như cơ khí chính xác. Danh sách này gọi là bản đồ mục tiêu (target list).

Trước khi đi tiếp, mình gửi bản đồ đó cho khách xem. Có công ty khách không muốn lấy người vì là đối tác thân, có công ty khách đặc biệt thích vì từng làm việc với nhân sự bên đó. Mất mười phút xác nhận đỡ mất mười ngày đi sai hướng.

Soát mạng nghề nghiệp và kho dữ liệu

Có bản đồ rồi thì mới mở LinkedIn. Tìm theo tên công ty cộng chức danh, rồi lọc. Người làm lâu sẽ biết các biến thể chức danh: cùng một việc mà chỗ gọi Production Planning Manager, chỗ gọi PMC Manager, chỗ ghi tiếng Việt “Trưởng bộ phận kế hoạch”. Tìm thiếu một biến thể là sót cả nhóm người.

Kho dữ liệu của chính hãng cũng là mỏ vàng. Những người mình từng nói chuyện hai năm trước, lúc đó chưa muốn đổi việc, giờ có khi đã khác. Ghi chú cũ kiểu “chờ con vào lớp một xong mới tính” là thứ giúp mình gọi đúng lúc.

Nhờ giới thiệu

Cách này chậm nhưng ra người chất. Mình gọi cho những người trong ngành mình quen, không phải để mời họ, mà để hỏi “anh có biết ai đang làm mảng này giỏi không”. Người giỏi thường biết người giỏi. Mấy ứng viên mình ưng nhất từ trước tới giờ đến từ một câu “em thử gọi cho chị Hạnh bên kia xem”. (Tên đổi, chuyện thật.)

Mình luôn hỏi trước người giới thiệu có đồng ý cho mình nói tên họ không. Có người đồng ý, có người không, và mình tôn trọng cả hai.

Nếu bạn muốn nhìn rộng hơn về các mảng còn lại ngoài săn người, mình có viết riêng một bài kể chuyện nghề tư vấn nhân sự từ đầu, từ tuyển dụng cho tới tư vấn hệ thống và pháp lý.

Đăng tin và chờ người nộp

Với vị trí cấp trung trở xuống, đăng tin vẫn có tác dụng. Nhưng headhunter hiếm khi chỉ ngồi chờ, vì người đang đi làm ổn định thường không đọc tin tuyển dụng. Họ là nhóm “ứng viên thụ động”, và phần lớn công sức của nghề đổ vào nhóm này.

Cuộc gọi đầu tiên diễn ra thế nào?

Đây là lúc nhiều người mới sợ nhất. Gọi cho một người lạ đang ở công ty, giờ hành chính, để hỏi chuyện chuyển việc. Nghe đã thấy ngại.

Mình học được vài điều qua nhiều lần vấp. Mở đầu ngắn: tên mình, mình làm ở đâu, vì sao gọi cho họ, rồi hỏi họ có tiện nói hai phút không. Nếu không tiện, xin giờ khác, đừng cố. Nếu tiện, nói về vị trí đủ hấp dẫn để họ tò mò nhưng không lộ tên khách khi chưa được phép.

Rồi chuyển sang hỏi về họ. Đây mới là phần chính. Mình muốn biết họ đang làm gì, thích gì ở chỗ hiện tại, điều gì khiến họ cân nhắc rời đi. Có khi người đó không phù hợp vị trí này nhưng rất hợp một vị trí khác sau ba tháng. Cuộc gọi không chốt được gì vẫn không phí.

Cuộc gọi đầu không phải để bán vị trí. Nó để người kia nhớ rằng có một người lạ đã nghe họ nói chuyện tử tế.

Một chuyện về dữ liệu cá nhân: khi đã có thông tin của ứng viên, mình chỉ gửi hồ sơ cho khách khi ứng viên đồng ý, và nói rõ hồ sơ sẽ đi đâu. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ năm 2026 khiến việc này càng phải làm cho đàng hoàng, nhưng kể cả khi chưa có luật thì gửi CV người ta đi khắp nơi mà không hỏi cũng là cách đốt uy tín nhanh nhất.

Từ danh sách dài tới danh sách ngắn

Sau một hai tuần tìm, mình thường có một danh sách dài vài chục cái tên đã nói chuyện. Từ đó mình phỏng vấn sâu những người hợp nhất, kiểm tra lại kinh nghiệm, hỏi về mong muốn đãi ngộ, thời gian báo nghỉ ở chỗ cũ, những ràng buộc gia đình nếu có.

Danh sách ngắn gửi khách thường chỉ ba đến năm người. Mỗi người kèm một bản đánh giá viết tay của mình, không phải bản copy CV. Trong đó mình ghi rõ điểm mạnh, điểm cần khách hỏi thêm, và cả điểm mình còn lấn cấn. Khách đánh giá cao sự thẳng thắn đó hơn là một bản khen tràn lan.

Sau đó là vòng phỏng vấn với khách, thương lượng đề nghị, theo dõi ứng viên nghỉ việc chỗ cũ, và hỏi han trong thời gian thử việc. Đứt một khâu ở đây là mất cả tháng công sức, nên headhunter giỏi thường bám tới tận ngày ứng viên ký hợp đồng chính thức.

Nếu là mình, tuần này sẽ thử lập một bản đồ mục tiêu cho một vị trí tưởng tượng trong ngành mình quen, chỉ với giấy và bút. Rồi đếm xem mình nghĩ ra được bao nhiêu biến thể chức danh. Bài tập nhỏ đó cho biết khá rõ mình có hợp với kiểu việc “đi tìm” này không.

VIẾT BỞI DIỆU LINH